問い合わせに返信する
問い合わせ詳細から、お客様が入力したメールアドレスへ返信できます。AIで下書きを作る場合も、そのまま送らず、実際の問い合わせ内容と自社の案内に合っているかを担当者が確認してください。
更新日: 2026年7月1. 返信前に確認する
問い合わせ詳細を開き、「問い合わせ前の会話」とお客様の最新メッセージを読みます。問い合わせ情報に表示されるメールアドレス、送信元ページ、受信日時も確認し、別のお客様や別件と取り違えないようにします。複数回のやり取りがある場合は、最新の質問に答えつつ、過去に案内済みの内容を重ねて送らないようにします。
2. 返信文を作成する
「返信内容」に文章を入力します。「返信内容をAIで生成する」を使うと、問い合わせと会話履歴をもとに日本語の下書きが入ります。宛名、事実関係、リンク、対応期限、担当窓口を確認し、社内だけで使う情報や不要な個人情報が含まれていない状態に整えてください。
3. 送信して結果を確認する
内容を確認したら「送信」を選びます。返信はお客様が問い合わせ時に入力したメールアドレスへ送られ、受け付けられるとスレッドに追加されます。送信直後は確認中と表示されることがあるため、少し待ってから配信状態を確認します。エラーが表示された場合は連続して押さず、状態を確認してから再度対応してください。
4. 送信ボタンを使えないとき
オプション設定の「問い合わせ返信のメール送信」がOFFの場合、管理画面からの送信と予約送信は利用できません。権限がある管理者に設定を確認してもらうか、作成した返信文をコピーし、自社のメールソフトから送信してください。メールソフトから送った内容はKotaelの返信履歴や配信追跡には自動で追加されません。