管理画面のユーザーと権限を管理する

「管理者」はすべての操作ができ、企業のユーザー管理や請求の管理も行えます。「運用者」はサイト設定、ナレッジ、埋め込み、問い合わせ対応などを変更できますが、ユーザー管理、使用量・請求・企業情報、サイトの追加、サイトのオプションは利用できません。「閲覧者」は管理画面の情報を確認できますが、設定変更や問い合わせへの返信など更新操作はできません。日常の運用を担当する人には運用者、確認・分析だけを担当する人には閲覧者を選びます。

ユーザー管理で対象の企業が正しいことを確認してから、次の手順で招待します。

1. 「この企業のユーザー」の「招待」を選びます。
2. 「メールアドレス」に、招待する人のメールアドレスを入力します。
3. 「権限」で「管理者」「運用者」「閲覧者」のいずれかを選びます。
4. 「招待を送信」を選び、「招待中のユーザー」に表示されたことを確認します。

招待された人は、招待メールのリンクを開きます。Kotaelのアカウントがない場合は、氏名とパスワードを設定して「アカウントを作成」を選びます。招待されたメールアドレスのアカウントをすでに持っている場合は、そのアカウントで「承認」を選びます。参加すると「この企業のユーザー」に表示されます。招待する側が相手のパスワードを決める操作はありません。

招待の有効期限は3日間です。同じメールアドレスに送れる招待は一度に1件だけで、有効期限が切れると「再送」を選べます。誤って送った招待は「取り消し」で取り消せます。ただし、取り消した招待の有効期限が切れるまでは、同じメールアドレスへ新しい招待を送れません。権限を間違えて送った場合は、参加後に一覧から権限を変更することもできます。すでにこの企業に所属しているユーザーは招待できません。プランに管理ユーザー数の上限がある場合は、招待中のユーザーも上限に含まれます。

一覧からユーザーを選ぶと、ユーザー名と権限を更新できます。メールアドレスはこの画面では変更できず、自分自身の権限も変更できません。パスワードは本人がプロフィールメニューの「アカウント設定」から変更し、忘れた場合はログイン画面の「パスワードをリセット」を使います。管理者が他のユーザーのパスワードを設定することはできません。担当変更で管理権限が不要になった場合は、別の管理者が運用者または閲覧者へ変更します。

利用が不要になったユーザーは、編集画面の「削除」で企業から削除します。管理者は自分自身を削除できないため、別の管理者が操作します。削除前に、その人だけが把握している通知先や運用担当がないかを確認し、必要な引き継ぎを済ませてください。